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Bye Bye Know-how

19.05.2020

Ein Lösungsansatz zur Sicherung und zum Transfer von Wissen in Abwasserbetrieben

Bild 1: Dr.-Ing. Robert Stein, Geschäftsführer der Prof. Dr.-Ing. Stein & Partner GmbH [Quelle: S & P Consult GmbH]

Wussten Sie es schon? Aktuell fehlen ca. 300.000 Staatsdiener in Deutschland. In den nächsten 10 Jahren gehen die geburtenstarken Jahrgänge in den Ruhestand und mehr als 1,3 Millionen Menschen werden allein den öffentlichen Dienst verlassen [1]. Aber wir, in der Wasserwirtschaft, können uns zum Glück entspannt zurücklehnen, da unsere Branche hoch attraktiv für Nachwunschkräfte ist!

Sie ahnen es, dieser fromme Wunsch entspricht leider nicht der Realität. In der aktuellen Wasserwirtschaftsstudie NRW [2] wird der Fachkräftemangel schon jetzt als ernsthafter Engpass für das Arbeitsfeld Wasserwirtschaft angesehen.

Es „bestehen hohe Risiken für die langfristige Sicherung einer leistungsfähigen Abwasserbehandlung auf Grund eines steigenden Fachkräftemangels. Dies kann auch das derzeitig hohe Ansehen der Wasserwirtschaft in der Öffentlichkeit nachhaltig beeinflussen“. Wird die aktuelle Situation bereits als „ernsthaft“ beschrieben, droht die Fachkräftesituation in der Zukunft insbesondere für unsere Branche dramatisch zu werden.

Warum gleich dramatisch? Die bekannten Gründe für den Fachkräftemangel, wie demografischer Wandel und geringe Attraktivität des Berufsumfeldes möchte ich hier nicht weiter ausführen und den Blick auf einen Aspekt lenken, der die ohnehin kritische Situation für den Abwasserbereich noch verschärft. Gemeint ist die unzureichende ingenieurmäßige Ausbildung an Universitäten und Fachhochschulen zu Themen des Leitungsbaus, der Leitungsinstandhaltung und des Netzmanagements, mit der Folge, dass es gar keine Absolventen mit den benötigten fachlichen Qualifikationen gibt.

Dies wiederum führt dazu, dass die erforderliche Ausbildung in Bezug auf Planung von Neubau- und Sanierungsmaßnahmen von Kanälen und Leitungen, aber auch Betrieb-, Unterhalt und Management kompletter Entwässerungssysteme ausschließlich nach dem Studium in Betrieben und durch externe Weiterbildungsmaßnahmen erworben werden muss.

Das bedeutet, selbst wenn es entgegen der Realität genug Absolventen des Bauingenieurwesens geben sollte, und diese sich in großer Zahl für die Wasserwirtschaft begeistern würden, was sie in Wirklichkeit nicht tun, müssten sie erst langjährig für Ihre Aufgaben qualifiziert werden.

Damit haben wir es mit zwei Problemen zu tun. Das erste Problem, die Mangelsituation am Arbeitsmarkt zu managen und im Wettbewerb mit anderen öffentlichen Organisationen und der Privatwirtschaft um die besten Köpfe so attraktiv zu sein, dass wir offene Stellen besetzen und zukünftige Stellen nachbesetzen können. Daher fordert die Wasserwirtschaftsstudie NRW [2] ein Zukunftskonzept „Wasserwirtschaft als attraktives Arbeitsfeld“ ohne allerdings näher darauf einzugehen, wie diese Attraktivität zu erreichen ist.

Diesbezügliche Aussagen macht die „Initiative Neue Qualität der Arbeit“ mit ihrer Studie „Verwaltung der Zukunft – Praxisreport mit Beispielen für eine moderne Personalpolitik“ [ ]. Hier wird ausgeführt, dass die Steigerung der Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber zu den wichtigsten Herausforderungen zählt. Maßnahmen, um die Attraktivität zu steigern, sind nach [3] u.a. auch der Ausbau von mobiler Arbeit sowie mehr berufsbegleitende Weiterbildungsangebote.

Das zweite Problem ist sehr wahrscheinlich noch gravierender und kann mit dem Begriff „Wissensverlust“ tituliert werden. Es ist ja eine Binsenweisheit, dass die Kolleginnen und Kollegen, die in den Ruhestand gehen, auch ihr Wissen mitnehmen. Dieses Wissen ist allerdings die Grundlage sowohl für das Bestehen und den Erfolg von Organisationen als auch für die innerbetriebliche Qualifikation neuer Fachkräfte.

Aus diesen Gründen stellen der Fachkräftemangel und die kommende Pensionierungswelle signifikante Risiken dar, auf die sich die Verantwortlichen schnellsten vorzubereiten haben.

Welches Wissen ist eigentlich gemeint, wenn von Wissensverlust gesprochen wird? Wissen umfasst die Kenntnis von Fakten und Abläufen, von Zusammenhängen und Beziehungen. Ein Teil dieses Wissens ist explizit, der größere Teil implizit.

  • Explizites Wissen ist formulierbares und reproduzierbares Wissen. Es kann daher gut dokumentiert und für andere zugänglich gemacht werden. Es stellt deshalb spezifisches oder methodisches Wissen dar [4], [5], [6].

  • „Implizites Wissen hat eine persönliche Qualität, durch die es nur schwer „formalisierbar“ und vermittelbar ist. … Zudem ist es stark in den damit verknüpften Handlungen, Verpflichtungen und Mitwirkungen innerhalb eines spezifischen Kontextes begründet (Know-how, Erfahrung, Expertise)“ [7], [5].

Um Wissensverlusten durch Pensionierungen, aber auch Abwanderung von Personal aktiv gegenzusteuern, sollten Unternehmen und Organisationen nach Wegen suchen, das bestehende Wissen zu sichern, entweder durch Dokumentation oder den Wissenstransfer von älteren zu jüngeren Mitarbeitern. In den USA haben Unternehmen hierfür die Stelle des „Chief Knowledge Officer“ eingerichtet, dessen Aufgabe die Entwicklung von Strategien zur Verhinderung der Wissenskrise ist. In Deutschland liegt diese Aufgabe nach wie vor in der Personalabteilung und der Chefetage.

Nachfolgen wird ein möglicher Lösungsansatz aufgezeigt, um das Wissensverlustrisiko zu minimieren und einen Beitrag zu leisten, dass „Wasserwirtschaft als attraktives Arbeitsfeld“ wahrgenommen wird.

Wir brauchen kein E-Learning, unsere Mitarbeiter wissen alles!

Diesen Satz hörte ich von einem Leiter eines großen Stadtentwässerungsbetriebes. Die glückliche Situation ausschließlich kompetente Kollegen und Kolleginnen zu haben, die keinerlei Wissenslücken aufweisen, ist allerdings nicht jedem Betrieb vergönnt. Der Bau, Betrieb und die Instandhaltung unserer Entwässerungssysteme gehören mit Sicherheit zu den komplexesten Infrastrukturaufgaben.

Umfang und Aktualisierungsraten von DWA Merk- und Arbeitsblättern, aber auch der einschlägigen Internationalen (ISO) und Europäischen Normen (EN) sind einer von vielen Indikatoren hierfür. Die Qualifikation der mit Entwässerungssystemen beschäftigten Ingenieurinnen und Ingenieure erfordert daher regelmäßige Weiterbildungen zur Auffrischung und Erweiterung der Fachkenntnisse.

„Zudem haben schnelllebigere Gesellschafts- und Lebensverhältnisse zur Folge, dass sich auch die Anforderungen bei neu zu besetzenden Stellen wandeln. Neben langjährig spezialisierten Fachleuten werden zunehmend flexible und selbstständige Generalistinnen und Generalisten gefragt sein. Alle Beschäftigten sind gefordert, sich weitgehend eigenständig in fachlicher und persönlicher Hinsicht weiterzubilden und zu entwickeln. In diesem Kontext gewinnt das Angebot von kontinuierlicher Weiterbildung der Beschäftigten – lebenslanges Lernen – erheblich an Bedeutung, um oben genannten Herausforderungen Rechnung zu tragen“ [3].

Unter lebenslangem Lernen kann auch berufsbegleitendes Lernen verstanden werden, bei dem es darum geht, alle Kolleginnen und Kollegen dazu zu befähigen, Aufgaben jetzt und in Zukunft zu erfüllen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Dafür ist neben Eigenverantwortung und Eigeninitiative der Beschäftigten insbesondere die entsprechende Unterstützung durch die Personalabteilung und die Führungskräfte erforderlich [3].

Diese kann sowohl durch Bereitstellung des erforderlichen Fachwissens und durch berufsbegleitende Weiterbildung erfolgen. Erfolgt diese Unterstützung nicht, droht aufgrund der komplexen Aufgabenstellungen eine Überforderung und Demotivation am Arbeitsplatz. Daher ist nicht umsonst das Thema berufsbegleitende Weiterbildung für die „Initiative Neue Qualität der Arbeit“ einer der wichtigen Aspekte zur Steigerung der Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber.

Wissen sichern mit System

Für jedes Organisationsnetzwerk stellt sich die Frage, wie benötigtes Wissen in bestimmten Kontexten zusammengetragen, organisiert und für vorgesehene Anwendungen bereitgestellt werden kann. Der systematische Umgang mit der Ressource Wissen, also das Wissensmanagement, wird daher für die öffentliche Verwaltung, aber auch für die Privatwirtschaft entscheidend für die Gewährleistung der zukünftigen Leistungsfähigkeit sein. Wissensmanagement gemäß Gabler Wirtschaftslexikon [9] „beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen“.

Dabei geht es u.a. auch um die:

  • Analyse von Wissensdefiziten und -überschüssen 

  • Bestimmung von erfolgskritischem Wissen 

  • Bewahrung und Weitergabe von erfolgskritischem Wissen 

  • Bereitschaft berufsbegleitendes Lernen zu fordern und zu fördern, um Wissensdefizite zu kompensieren und den Austausch von Wissen zu ermöglichen.

Allerdings ist der Aufwand hierfür erheblich und nicht jeder Netzbetreiber wird diesen Aufwand leisten können. Daher gilt es innerbetrieblich zu analysieren, welches explizite und implizite Wissen zu bewahren ist, und zu differenzieren, was davon nur eigenständig realisiert werden kann und wofür externe Dienstleister genutzt werden können.

Wenn schon Wissenstransfer durch berufsbegleitendes Lernen, dann gleich „Lernen am Arbeitsplatz“

Eine Möglichkeit, Wissensverluste zu minimieren und sogar aktiv Wissensaufbau zu betreiben, bieten Online-Wissensplattformen. Für Planung, Bau, Betrieb & Unterhalt, aber auch Management von Entwässerungssystemen ist die Wissensnetzwerk-Plattform UNITRACC der Firma visaplan GmbH eine ideale Basis. UNITRACC steht für “Underground Infrastructure Training and Competence Center” und konserviert seit mehr als 20 Jahren das Fachwissen rund um die Themenbereiche Leitungsbau, -instandhaltung und -management und bereitet dieses Wissen didaktisch hochwertig auf.

Diese, in Kooperation mit der Prof. Dr.-Ing. Stein & Partner GmbH und S & P Consult GmbH betriebene, Plattform ist weltweit der größte Provider von Online-Fachinformationen und Weiterbildungsangeboten in den genannten Fachbereichen und inhaltlich, didaktisch und technisch die führende E-Learning Plattform im Baubereich. Wissenstransfer findet in UNITRACC durch einen arbeitsprozessorientierten Life-Long-Learning Ansatz statt.

Alle Fachkräfte können unabhängig vom Bildungsabschluss/ Qualifizierungsniveau umfangreiche Lernressourcen (Bild 2) nutzen. Dafür stehen individualisierte Lehr- und Lernpfade zur Verfügung, welche die unterschiedlichen Bedürfnisse des Einzelnen in Bezug auf Inhalte, Wege und Methoden einer Weiterbildung erfüllen und diese in die verschiedenen realen beruflichen Kontexte einbinden können.

UNITRACC fungiert dabei als Wissensspeicher für die Branche, der unabhängig von Zeit und Ort verfügbar ist und unmittelbar Handlungskompetenz durch Bereitstellung eines großen Teils des erforderlichen Fachwissens schafft. Damit wirkt diese Wissensplattform auf 3 Ebenen, sie erhöht zum einen die Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber durch die Befähigung zum mobilen Arbeiten und ermöglicht zum anderen eine individuelle, berufsbegleitende Weiterbildung. Schlussendlich reduziert sie erheblich innerbetriebliche Aufwände bei der Wissenssicherung und dem Wissenstransfer.

Bild 2: Beispiel für Lernressourcen – Animationen, virtuelle Baustellen, Baustel-lendokumentationen, didaktisch aufbereitete Lerneinheiten. [Quelle: S & P Consult GmbH]

Darüber hinaus führen die Stärkung und die Förderung der Fach- und Handlungskompetenz der Kolleginnen und Kollegen zur:

  • Steigerung der Motivation, Effektivität und Arbeitsqualität, 
  • Senkung der Betriebs- und Unterhaltungskosten und
  • Sicherung der Arbeitsplätze.

Allerdings können derartige Wissensplattformen nur begrenzt implizites Wissen (Erfahrung, Expertise) vermitteln und leider gar nicht implizites Betreiberwissen konservieren und verfügbar machen.

Derartiges Betreiberwissen, wie z.B. „wo sind in unserem Netz kritische Bereiche?“, „wie gehen wir mit bestimmten Schäden im Netz um?“, „wer ist in welchen Entscheidungsprozess wie eingebunden?“ und vieles mehr, was auch als Bauchgefühl und unbewusste Routinen bezeichnet wird, ist i.d.R. aufwendiger zu erfassen. Es erfordert teilweise eine gänzlich andere Herangehensweise. Ein diesbezügliches Beispiel für die Erfassung und Fortschreibung impliziten Wissens wird nachfolgend vermittelt.

Wie kann implizites Wissen gesichert werden?

Eine ganz wesentliche Grundlage, um implizites Wissen zu bewahren bzw. in den Betrieben weiter zu geben, ist die Dokumentation der wesentlichen Arbeits- und Entscheidungsprozesse sowie der Aufbau sogenannter Interner Kontroll-Systeme (IKS) und Risiko-Bewertungs-Systeme.

Implizites Wissen, nachfolgend auch als Erfahrungswissen bezeichnet, basiert auf folgender Herleitung „Daten → Informationen → Wissen“. Die Daten werden in Verknüpfung mit zusätzlichem Kontext zu einer Information und gesammelte Informationen über einen bestimmten Sachverhalt zu Wissen. Unabhängig ob Internes Kontroll-System oder Risiko-Bewertungs-System, alle Systeme basieren auf Daten.

Vollständigkeit, Konsistenz, Plausibilität, Korrektheit und Aktualität der Daten beispielsweise in einem Kanalinformationssystem und deren entsprechende Kompatibilität mit bezugsbezogenen Datenbanken, z.B. aus der Finanzabteilung sind entscheidend für die Qualität der daraus abgeleiteten Informationen und wiederum der davon abgeleiteten Entscheidungen. Somit stellt die Qualität der Datenbanken eine wesentliche Basis für die Qualität eines Wissensmanagements dar.

Im Rahmen des regulären Betriebes werden diese Daten durch das Personal mehr oder weniger regelmäßig verifiziert. Das hier raus entstehende Erfahrungswissen wird zum großen Teil nicht in ein Wissensmanagementsystem zurückgespielt, sondern verbleibt in der Regel in den Köpfen einzelner Akteure. Dieses Wissen zu sichern und für Dritte verfügbar zu machen, d.h.

  • implizites Wissen in explizites Wissen zu transferieren und

  • individuelles Wissen in kollektives Wissen zu überführen,

insbesondere dann, wenn keine klaren Richtlinien, Leitbilder, Best-Practice Erfahrungen existieren, ist ein aufwendiges Unterfangen. Zumal auch etablierte Konzepte und Herangehensweisen durch neue Vorgaben und Regelwerke einer ständigen Veränderung unterliegen und Entscheidungswissen in der Regel auf Interaktion zwischen Fachexperten basiert [11]. Um dies dennoch zu ermöglichen, wird u.a. eine digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung gefordert [12], d.h.:

  • Umstellung auf inhaltsbezogene IT-Unterstützung

  • Digitale Verschränkung der Prozesse von Wirtschaft und Verwaltung und innerhalb der Verwaltung

  • Elektronischer Wissensaufbau durch intelligente Auswertemethoden und Datenanalyse

Digitale Verschränkung der Prozesse und intelligente Datenanalyse

Ein Beispiel für digitale Verschränkung der Prozesse auf Basis einer intelligenten Datenanalyse liefert der Einsatz von stochastischen Alterungsmodellen sowie Strategieanalyse- und Strategieoptimierungstools. Sie ermöglichen die Analyse, Entwicklung und Optimierung von zukunftsorientierten, integralen Investitions- und Instandhaltungskonzepten für Entwässerungssysteme. Unter integral wird dabei ein langfristig orientierter Lösungsansatz für eine Vielzahl an baulichen, hydraulischen, betrieblichen, umweltrelevanten Problemen mit ähnlich hoher Priorität unter Berücksichtigung rechtlicher und wirtschaftlicher Zwänge verstanden.

Mit dem Wissen, wie das Netz in Bezug auf Zustands- und Substanzverschlechterung altert, können Akteure unterschiedlicher Disziplinen (Technik, Finanzen, Personalabteilung, etc.) in Entscheidungsprozesse zum Management der Anlagen involviert werden.

Die Ergebnisse aus diesem Interaktionsprozess der Fachexperten werden dann in Form einer detaillierten Strategieentscheidung formalisiert und die Auswirkungen der strategischen Entscheidungen auf technische und wirtschaftliche Kenngrößen simuliert, d.h. in Bezug auf ihre „Entscheidungsrelevanz“ überprüfbar gemacht.

Die Qualität einer Strategiesimulation hängt allerdings maßgeblich davon ab, ob es gelingt, die in der Realität auf Enzscheidungsprozesse einwirkenden Faktoren (impliziertes Wissen), welche die zukünftige Entwicklung des Entwässerungssystems beeinflussen, abzubilden. Auf Basis dieser Strategiesimulationen können dann optimierte Lösungen zur Zielerreichung entwickelt und in Form eine Best-Practice Herangehensweise bzw. optimierten Strategieentscheidung final formalisiert werden. Verallgemeinert formuliert wird durch eine derartige Vorgehensweise

  • implizites Wissen in Bezug auf dessen Auswirkung auf die Netzent-wicklung überprüft,

  • implizites Wissen in Bezug auf dessen Auswirkung auf die Netzent-wicklung optimiert,

  • implizites Wissen in explizites Wissen transferiert,

  • individuelles Wissen in kollektives Wissen überführt sowie

  • externes Wissen verfügbar gemacht und in die organisationale Wissensbasis integriert bzw. internalisiert.

Auf die Begriffsebene eines Netzbetreiber bezogen, entsteht durch eine derartige Vorgehensweise ein übergeordnetes betriebliches Leitbild, welches wichtige Managementprozesse für alle Beteiligten nachvollziehbar und transparent formalisiert. Wird dieser Prozess kontinuierlich fortgeschrieben und überwacht, ist dies aktives Wissensmanagement, welches wichtiges Expertenwissen konserviert und für den Betrieb des Entwässerungssystems die Grundlage bildet für die:

  • Optimierung und Verstetigung des Finanzmittelbedarfs,

  • Optimierung und Verstetigung des Kapitalbedarfs,

  • Optimierung und Vorausschau und Verstetigung der Abwassergebühr,

  • Optimierung und Verstetigung des Sanierungsvolumens,

  • Steigerung des Substanzwertes und -gewinns durch Effizienzsteigerung der Investitionen,

  • Verbesserung der Informationsbasis für die Beratung durch Wirtschaftsprüfer,

  • Verbesserung der Informationsbasis für die Kommunikation zwischen Verwaltung und Technik sowie

  • Verbesserung der Informationsbasis für die Kommunikation zwischen Betreiber und Bürgern.

Zusammenfassung

Der vorliegende Artikel macht deutlich, dass gewisse gesellschaftliche Entwicklungen nicht aufzuhalten sind. Daher ist Vorbereitung alles. In Bezug auf den zu erwartenden Wissensverlust durch Pensionierungen der Wissensträger sollten Betreiber an der Integrität ihrer Daten und Datenbanken arbeiten, Betreibererfahrungen und Entscheiderwissen in Bezug auf die Erreichbarkeit von Zielgrößen analysieren und mit Hilfe entsprechender IT-Werkzeuge optimieren und damit gleichzeitig das hinter diesen Prozessen liegende implizite Wissen für alle Akteure formalisieren.

Die Steigerung der Attraktivität des Arbeitsplatzes und aktiver Wissenstransfer können durch arbeitsplatzbasiertes Lernen mittels E-Learning-Plattformen erfolgen. Damit werden sowohl Wünsche nach mobilem Arbeiten, aber auch beruflicher Weiterbildung erfüllt. Werden die hier beschriebenen Herangehensweisen umgesetzt, ist bereits viel getan, um Wissensverluste zu vermeiden und die Attraktivität als Arbeitgeber zu stärken.

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[1] Handelsblatt: 05.01.2020: Link: https://www.handelsblatt.com/politik/deutschland/oeffentlicher-dienst-pensionierungswelle-trifft-den-staatsdienst-beamte-dringend-gesucht/25374864.html?ticket=ST-233925-Sc73SMNRz23bdInrUbtf-ap2

[2] IWW-FiW-IKT Wasserwirtschaftsstudie NRW (2019). Analyse zum Stand und zur Entwicklung der Wasserwirtschaft in NRW. Autoren: IWW Rhei-nisch-Westfälisches Institut für Wasserforschung (Mülheim an der Ruhr), Forschungsinstitut für Wasser- und Abfallwirtschaft FiW an der RWTH Aachen, IKT-Institut für Unterirdische Infrastruktur gGmbH Gelsenkirchen) (2019)

[3] Initiative Neue Qualität der Arbeit: Verwaltung der Zukunft, Praxisreport mit Beispielen für eine moderne Personalpolitik

[4] Polanyi, M. The Tacit Dimension. New York: Doubleday (1966).

[5] Bundeskanzleramt Österreich, Sektion III – Öffentlicher Dienst und Verwaltungsinnovation: Wissensmanagement - Leitfaden und Toolbox zur Wissenssicherung bei Personaländerungen, ISBN: 978-3-903097-11-7, Wien (05.2017)

[6] Krabina, Bernhard: Wissenssicherung: Was bleibt, wenn Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter gehen?, Forum Public Management 2013, 3, S. 17-19 (2013), Link: https://www.kdz.eu/de/wissenssicherung-was-bleibt-wenn-mitarbeiterinnen-bzw-mitarbeiter-gehen

[7] Polanyi, Michael: Implizites Wissen, Frankfurt am Main, Suhrkamp, (1985)

[8] Carolina Johansson: Die Jagd nach den Köpfen, here, Nr. 25 (04.2009)

[9] Gabler Wirtschaftslexikon: https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/wissensmanagement-47468

[10] Firmeninformationen der visaplan GmbH, siehe auch www.unitracc.de

[11] Schütter, Joachim: Dissertation „Wissensmanagement in der Wasserwirtschaft am Beispiel der Planung und Umsetzung des integrierten Hochwasserschutzkonzeptes Obere Iller“, Universität der Bundeswehr München (2010)

[12] Bundesministerium Öffentlicher Dienst Sport: Wissen auf dem Weg nach morgen - Tools und Angebote des BMöDS für das Wissensmanagement im öffentlichen Dienst, Wien (2019)

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